דוגמא לאוטומציה: העברת דילים בין פייפליינים

בעולם המכירות המודרני, אחד המרכיבים הקריטיים ביותר לניהול יעיל של תהליכי מכירה הוא אוטומציה. מערכת HubSpot מאפשרת להקים אוטומציות מתקדמות שמבצעות פעולות חכמות באופן אוטומטי, בהתאם לתנאים שנקבעים מראש. אחת האוטומציות החשובות ביותר היא אוטומציה שמעבירה דילים בין פייפליינים, בהתאם לשלב בו הם נמצאים בתהליך המכירה או באישור פנימי של החברה.

במקומות בהם אנשי המכירות נדרשים לעדכן דילים באופן ידני, נוצר עומס עבודה מיותר, טעויות אנוש, ואובדן נתונים עסקיים חשובים. כאן נכנסת לתמונה האוטומציה של האבספוט (Hubspot). בעזרת הגדרה פשוטה יחסית ניתן להקים תהליך חכם שבו, למשל, דיל שהגיע לשלב “אישור הצעת מחיר” בפייפליין אחד, יעבור אוטומטית לפייפליין של “חוזים פעילים” או “גבייה”. פעולה זו מבטיחה זרימה רציפה של הדאטא במערכת, שקיפות מלאה לכל דרג ניהולי, והימנעות ממקרים בהם דילים “נתקעים” באזורים הלא נכונים.

החשיבות של אוטומציה בניהול מכירות אינה טמונה רק בחיסכון בזמן, אלא גם ביכולת לשמר אחידות תהליכית. כאשר כל אנשי המכירות עובדים לפי אותו מנגנון אוטומטי, הארגון כולו פועל בסנכרון, ללא תלות בהרגלי עבודה אישיים. 

בנוסף, אוטומציה מאפשרת למנהלי מכירות ולמנכ"לים לראות תמונה עדכנית ומדויקת של כל שלב בתהליך – החל משלב ליד נכנס ועד לסגירת עסקה.באמצעות האוטומציות בהאבספוט ניתן גם לשלב בין מערכות שונות: לדוגמה, כאשר דיל עובר מפייפליין של מכירה לפייפליין של גבייה, ניתן להפעיל במקביל אוטומציה ששולחת הודעה למחלקת הכספים, מעדכנת את הלקוח, ומייצרת משימה לנציג השירות. 

כל זה קורה בזמן אמת, ללא צורך בהתערבות ידנית.היתרון הגדול של אוטומציות בהאבספוט הוא שהן מתעדות כל פעולה. כל שינוי במצב הדיל נרשם בהיסטוריית הפעולות, מה שמאפשר ניתוח מעמיק של תהליכי המכירה והסקת מסקנות עסקיות לשיפור מתמיד. ארגון שמיישם אוטומציות חכמות במערכת, מגדיל את סיכוייו לסגור עסקאות מהר יותר, לשמור על לקוחות מרוצים ולייצר שקט ניהולי אמיתי.

בדוגמא הבאה: העברת דיל בין פייפליין PRESALE לפייפליין ACCOUNTS:

לסיכום, העברת דילים בין פייפליינים באמצעות אוטומציה בהאבספוט היא לא רק פתרון טכני – זו תפיסת עולם ניהולית. אוטומציה משחררת את הצוותים מהפעולות הידניות, מונעת בלבול וחוסר עקביות, ומאפשרת למנהלים להתמקד בדבר החשוב באמת – צמיחה במכירות וביצירת ערך אמיתי ללקוחות.