איך משנים הרשאות יוזר

שאלה נפוצה של לקוחות האבספוט: איך לשנות הרשאות יוזר?

ניהול נכון של משתמשים במערכת HubSpot חשוב לכל עסק – בין אם מדובר בהרשאות של איש מכירות חדש, שינוי פרטי התחברות, עדכון הרשאות לדאטא (הוספה\ הפחתה של הרשאות) או עדכון תפקיד בארגון. במאמר זה נסביר שלב-אחר-שלב איך לשנות הגדרות יוזר בצורה פשוטה.

מערכת האבספוט (Hubspot) היא מערכת לניהול דאטא בעסק. ומכאן שהיא מנהלת כמויות גדולות של דאטא (קונטקטים \ קומפניס\ דילים וכו'), והרשאות הדאטא ליוזרים השונים מאפשרים לדייק לכל אחד את ההרשאה שמתאימה לו.

שינוי הרשאות היוזרים ברמה הבסיסית, מתאפשרות מכאן:

הרשאות יוזרים בהאבספוט – למה זה קריטי לניהול נכון של הארגון

אחת החוזקות הגדולות של HubSpot (האבספוט) היא היכולת להתאים את המערכת בדיוק לצרכי הארגון – לא רק מבחינת תהליכי שיווק ומכירות, אלא גם מבחינת ניהול הרשאות וגישה של המשתמשים.

מהן הרשאות יוזרים בהאבספוט?

הרשאות יוזרים (User Permissions) מאפשרות להגדיר ברמה פרטנית אילו עובדים יכולים:

• לגשת למידע מסוים (כגון לידים, דילים או קמפיינים).
• לערוך נתונים במערכת או לצפות בלבד.
• לנהל ולצפות בדוחות מתקדמים.
• לבצע פעולות אדמיניסטרציה כמו יצירת משתמשים חדשים או חיבור אינטגרציות.

למה זה חשוב?

1. שמירה על אבטחת מידע – לא כל עובד צריך גישה לכל המידע. הרשאות מונעות דליפה או שימוש לא נכון בדאטא.
2. מיקוד בעבודה היומיומית – איש מכירות צריך לראות את הלידים והדילים שלו, לא בהכרח את כל נתוני הארגון. הרשאות מצמצמות "רעשים" מיותרים.
3. שמירה על מתודולוגיה – הרשאות מונעות שינוי לא רצוי בפייפליין, בפרופרטיז או בדוחות שהוגדרו ברמת הנהלה.
4. עמידה בתקנות – חברות רבות כפופות ל־GDPR או תקנות פרטיות אחרות. הרשאות מדויקות מונעות חשיפה מיותרת למידע רגיש.
5. ניהול צוותים יעיל – מנהלים יכולים לקבל גישה רחבה לדוחות ולבקרה, בעוד הצוות מתמקד בביצוע.

סוגי הרשאות עיקריות בהאבספוט

• Super Admin – גישה מלאה לכל הגדרות ותכנים במערכת.
• Sales / Marketing / Service Permissions – גישה מותאמת למחלקה הרלוונטית.
• Report Access – צפייה ועריכת דוחות.
• Custom Permissions – הגדרה מותאמת אישית לפי צורכי החברה (לדוגמה: עובד שרואה רק לקוחות באזור מסוים).

דוגמה מהשטח

חברה שבה לכל אנשי המכירות הייתה גישה מלאה לכל הלקוחות, מצאה את עצמה בבעיה: טעויות בעדכון נתונים, בלבול לגבי אחריות על לידים, וחוסר שקיפות בהנהלה. לאחר הגדרת הרשאות נכונה בהאבספוט:

• כל איש מכירות ראה רק את הפייפליין שלו.
• המנהלים קיבלו דוחות כוללים ומדויקים.
• רמת השליטה והאמון בנתונים עלתה משמעותית.

לסיכום

הרשאות יוזרים בהאבספוט אינן רק עניין טכני – הן כלי אסטרטגי לניהול נכון של דאטא, הגנה על מידע, ושיפור היעילות בארגון.

באמצעות הגדרת הרשאות נכונה, ניתן לוודא שכל עובד רואה את מה שהוא צריך – ולא מעבר לכך – ובכך לשמור על סדר, אבטחה ותוצאות עסקיות טובות יותר.